Imagine a cena: o prazo para a prorrogação de contrato de software de gestão da prefeitura está perto de vencer. A equipe reúne as certidões, consulta a empresa e recebe uma proposta para manter a mensalidade.
Entre tantas providências, uma pergunta pode passar despercebida: o que continua sendo remunerado naquele valor?
É nesse momento que o custo de implantação de sistema merece atenção. Se a mensalidade inclui serviços iniciais já executados e integralmente pagos, repetir sua composição pode carregar para o período seguinte uma despesa que não se repetirá.
Isso não significa que todo contrato de software deva ficar mais barato depois do primeiro ano.
Significa que a continuidade do preço precisa ter uma explicação verificável.
A implantação termina. Os serviços contínuos permanecem.
Conversão de dados, configuração inicial e treinamento de entrada costumam integrar a implantação. Licenciamento, suporte, hospedagem e manutenção podem continuar durante toda a vigência.
Também podem existir novas capacitações, integrações e adaptações. Por isso, o nome do serviço, sozinho, não resolve a análise: é necessário conhecer o escopo contratado.
A verificação deve alcançar três pontos: o que foi entregue, quanto já foi remunerado e quais obrigações permanecem.
É essa comparação que permite identificar uma eventual repetição de custos — sem presumir irregularidade apenas porque o preço foi apresentado de forma global.
O que o TCESP apontou em Riversul
O processo é o TC-008228.989.25-7, relativo ao Pregão Eletrônico nº 011/2025 de Riversul. Nele, o Tribunal de Contas do Estado de São Paulo examinou um modelo que reunia, em doze parcelas, os preços da locação dos sistemas e da implantação.
O relatório/voto, de autoria do Conselheiro Maxwell Borges de Moura Vieira, foi apresentado na sessão de 4 de junho de 2025. Nele, o TCESP apontou o risco de perpetuar pagamentos pela etapa inicial nas prorrogações.
Foi determinada a separação dos preços de implantação e locação. Também houve recomendação para estabelecer critérios claros de medição e pagamento e condicionar o início da remuneração das licenças à operacionalização dos sistemas.1
O ensinamento é prático: a proposta precisa permitir que a prefeitura enxergue o que está contratando e remunerando em cada etapa.
As determinações dizem respeito ao procedimento examinado e aos jurisdicionados sujeitos à atuação daquele Tribunal. Para outros entes, seus fundamentos funcionam como referência técnica, e não como norma automaticamente vinculante.
Uma plataforma integrada pode ter preços discriminados
Contratar uma solução integrada não exige esconder sua composição em uma única linha. É possível preservar a integração tecnológica e distinguir os serviços iniciais daqueles prestados continuamente.
Em Pindamonhangaba, no TC-009665.989.25-7, o TCESP examinou uma planilha que agrupava implantação, conversão e migração como “01 serviço”. Não havia critérios suficientes para aferir a remuneração proporcional de cada etapa.
O Tribunal determinou a segmentação dos custos. A decisão também registrou que o licenciamento pode ser remunerado conforme cada módulo entre em operação. Já o datacenter pode gerar pagamento durante a implantação, desde que efetivamente disponibilizado e utilizado, ou tecnicamente necessário.2
Essa decomposição não fragmenta a solução. Ela torna o preço auditável e permite aplicar a regra de pagamento adequada a cada entrega.
O que verificar antes de prorrogar
O artigo 107 da Lei nº 14.133/2021 trata dos contratos de serviços e fornecimentos contínuos. Para esses casos, exige previsão editalícia e atestado da autoridade competente de que condições e preços permanecem vantajosos, além de admitir a negociação com o contratado.3
Essa avaliação precisa de evidências. A concordância da empresa e a regularidade documental são importantes, mas não explicam, sozinhas, a adequação do preço.
O Manual de Licitações e Contratos do TCU recomenda que, nas prorrogações, custos não renováveis já pagos ou amortizados sejam reduzidos ou eliminados. A orientação aparece no contexto de serviços com dedicação exclusiva de mão de obra; sua aplicação aos contratos de software exige contextualização, sem transposição automática.4
Proposta e contrato
Confira a composição original e as regras de pagamento.
Execução e aceite
Identifique as entregas realizadas, aceitas e pendentes.
Pagamentos
Verifique quanto da implantação já foi remunerado.
Próximo período
Liste obrigações contínuas e novas entregas.
Pesquisa de mercado
Use referências realmente comparáveis ao objeto e ao escopo que continuará.
Justificativa e negociação
Documente a vantajosidade e eventual negociação com a contratada.
A falta de detalhamento no planejamento pode dificultar esse trabalho. Ainda assim, a prorrogação é uma oportunidade de esclarecer a composição e documentar a decisão.
Um exemplo ajuda a entender
Se a implantação estiver concluída e integralmente remunerada, e o escopo recorrente permanecer igual, a referência para discutir a prorrogação será a parcela de R$ 3 mil, considerados o reajuste e as demais condições aplicáveis.
Agora imagine que o novo período inclua a implantação de outro módulo ou uma migração adicional. Essas entregas precisam ser identificadas, dimensionadas e remuneradas pelos meios contratuais adequados. Elas não se confundem com cobrar novamente a implantação anterior.
O exemplo não autoriza desconto automático. Ele mostra por que a composição do preço faz diferença.
E se o contrato já tiver sido assinado sem essa separação?
O primeiro passo é recuperar a documentação. Depois, solicitar à contratada esclarecimentos sobre a formação do valor, compatíveis com a proposta e com as obrigações assumidas.
A equipe pode confrontar essas informações com os registros da execução e com referências de mercado realmente comparáveis. É importante considerar diferenças de usuários, módulos, suporte e infraestrutura: mensalidades parecidas podem remunerar objetos distintos.
Com esses elementos, a Administração deve avaliar a negociação e a providência juridicamente adequada. Eventual pagamento indevido exige apuração própria; não pode ser presumido apenas porque o contrato apresenta preço global.
Para as próximas contratações, o Termo de Referência deve esclarecer entregas iniciais, serviços recorrentes, prazos, critérios de aceite e condições de pagamento. Também precisa distinguir treinamento inicial de capacitação continuada.
A prorrogação começa com um preço explicado
Na minha avaliação, a pergunta mais útil é simples:
Responder exige aproximar compras, tecnologia da informação, fiscalização, jurídico e autoridade competente. O servidor precisa ter acesso às informações e aos registros que sustentam a análise.
Esse cuidado se conecta à proposta de governança da Plataforma LUMEN: organizar informações, documentos e decisões para apoiar o trabalho das equipes. A tecnologia contribui quando facilita a consulta ao histórico e a compreensão das obrigações, preservando a análise técnica e a decisão humana.
Um preço explicado protege o município, dá segurança ao servidor e reconhece o trabalho efetivamente prestado pela contratada.
Antes da próxima prorrogação de contrato de software, a composição do preço permite identificar o que termina, o que continua e o que ainda falta pagar?
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Este artigo apresenta uma análise informativa do autor. A aplicação dos entendimentos depende do caso concreto, do edital, do contrato, da legislação aplicável e da avaliação das áreas técnica e jurídica competentes.
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Referências
- TCESP, TC-008228.989.25-7 — Riversul, relatório e voto apresentado na sessão de 4 de junho de 2025.
- TCESP, TC-009665.989.25-7 — Pindamonhangaba.
- Lei nº 14.133/2021, especialmente o artigo 107.
- TCU, Manual de Licitações e Contratos — manutenção e prorrogação do contrato.
Sobre o autor
Dagoberto Antonio Ribeiro
Advogado com atuação em gestão pública municipal, licitações, contratos administrativos e transformação digital, com foco na organização, na governança e na segurança dos processos públicos.