Já acompanhei provas de conceito em que uma funcionalidade foi demonstrada, testada e, ao final, resumida em uma única frase: “o sistema não atendeu”. Sem indicar o que falhou. Sem registrar o procedimento realizado. Em alguns casos, sem guardar sequer a evidência que sustentou a conclusão.
Esse tipo de avaliação não prejudica apenas a empresa. Também expõe a comissão, que mais tarde poderá ter de defender uma decisão cujo caminho não aparece nos autos.
E é exatamente aí que mora o perigo .
Por isso, a motivação na prova de conceito protege o julgamento, os avaliadores e a própria Administração.
Além disso, uma decisão recente do Tribunal de Contas da União reforça essa reflexão. O caso não envolve software nem POC, mas o raciocínio interessa — e muito — a quem avalia soluções técnicas.
O que o TCU decidiu no Acórdão 2044/2026
No Acórdão 2044/2026–Plenário, o TCU analisou uma concorrência do Ministério do Trabalho e Emprego para contratar serviços de publicidade. O valor estimado era de R$ 19,1 milhões.1
Uma licitante questionou a insuficiência das justificativas dadas às notas técnicas. Também apontou a falta de reavaliação prevista no edital para pontuações com determinada discrepância entre avaliadores.
Segundo o TCU, algumas notas foram acompanhadas por manifestações genéricas e agrupadas. Esses registros não permitiam identificar, de forma objetiva, os critérios considerados na avaliação de cada licitante.
O Tribunal não anulou a licitação. Considerou essa medida excessiva e mandou retornar à fase de julgamento das propostas técnicas.
Assim, na retomada, o órgão deveria apresentar motivação adequada e suficiente, além de reavaliar as notas discrepantes segundo as regras daquela contratação.
Cuidado com o alcance: o acórdão interpretou regras próprias das licitações de publicidade, inclusive a Lei nº 12.232/2010. O TCU não criou, nesse julgamento, uma regra específica para POCs de software.
O ponto em comum com a prova de conceito
Os objetos são diferentes. O princípio em jogo, porém, é comum: quanto maior o espaço para avaliação técnica, mais clara precisa ser a motivação.
Em outras palavras, “atende”, “não atende”, “atende parcialmente” ou uma nota numérica são apenas conclusões. A ata precisa mostrar como a comissão chegou ao resultado.
Isso não significa transformar cada teste em um relatório interminável. O próprio TCU observou que não se exigem textos prolixos.2
A justificativa só precisa cumprir sua função: ligar o requisito avaliado ao que realmente aconteceu durante a demonstração.
Portanto, uma ata pode ser curta e consistente. Por outro lado, também pode ter dezenas de páginas e continuar incapaz de explicar a avaliação.
Quando a planilha esconde a subjetividade
Muitas provas de conceito parecem objetivas porque utilizam checklists, pesos e fórmulas. Só que a planilha, sozinha, não elimina a subjetividade.
O problema prático disso? De um lado, a empresa perde a possibilidade de recorrer com precisão. De outro, as instâncias de controle não conseguem reconstruir o teste.
A própria comissão fica sem a principal proteção de sua decisão: a evidência.
Além disso, um roteiro uniforme reduz o risco de tratamentos diferentes entre participantes. Para isso, o registro deve permitir comparar o mesmo requisito, procedimento e padrão de avaliação.
O que uma ata de POC precisa permitir compreender
Uma avaliação técnica bem organizada deve conectar cinco elementos:
Quando houver desconto de nota ou divergência entre avaliadores, a razão deve constar do processo. Do mesmo modo, precisam ser identificados os avaliadores e o momento do teste.
Vídeos, capturas, relatórios e documentos podem apoiar o registro. No entanto, cada evidência precisa estar ligada ao requisito correspondente. Caso contrário, sobra uma pasta volumosa e pouco útil.
Da conclusão genérica à motivação verificável
Os exemplos abaixo não foram extraídos do acórdão. Eles apenas traduzem, para uma POC de software, a diferença entre registrar a conclusão e explicar como ela foi alcançada.
| Registro genérico | Registro motivado |
|---|---|
| “O sistema não atendeu ao item 4.2.” | “No teste do item 4.2, foi criado e encaminhado o processo eletrônico. Entretanto, o histórico exibido não identificou o usuário responsável pelo encaminhamento, informação exigida no requisito. Evidência: captura 4.2-B.” |
| “Funcionalidade atendida parcialmente.” | “A solução permitiu cadastrar e enviar o documento, mas não demonstrou o alerta de prazo previsto no item 6.1. Por isso, o requisito foi considerado parcialmente atendido conforme o critério de pontuação do edital.” |
| “A demonstração foi insatisfatória.” | “Após duas tentativas previstas no roteiro, o relatório não apresentou o campo ‘unidade responsável’. O resultado foi registrado no vídeo entre 18min12s e 19min05s e fundamentou a conclusão da comissão.” |
A segunda coluna não exige uma ata extensa. Ela apenas responde ao que realmente importa: qual foi o teste, o que ocorreu, qual regra foi aplicada e onde está a evidência.
Como organizar o julgamento sem criar burocracia excessiva
O trabalho bem-feito começa antes da sessão. O município precisa transformar os requisitos do edital em um roteiro claro, com critérios definidos de antemão e iguais para todos.
Durante a demonstração, a comissão registra o procedimento executado e o resultado observado. Surgiu uma falha? Então, é preciso indicar onde ela ocorreu e qual critério levou à conclusão. Se ainda houver dúvida técnica, o registro deve separar o fato observado da interpretação pendente de validação.
Depois da sessão, uma pessoa que não acompanhou a POC deve conseguir compreender o julgamento pela leitura da ata.
Se a explicação depender da memória dos avaliadores, faltou informação nos autos.
Um método simples para guardar evidências
Não é necessário interromper a demonstração a cada minuto para produzir um documento. Antes da POC, a comissão pode numerar os requisitos e preparar uma pasta digital com a mesma estrutura do roteiro.
Durante os testes, um integrante registra o horário de início e término de cada item; ao mesmo tempo, outro anota apenas as ocorrências relevantes. Se houver gravação, basta indicar o trecho do vídeo na ata. Quando uma imagem resolver, uma captura numerada — como “4.2-B” — pode ser vinculada à linha correspondente da planilha.
Relatórios e documentos gerados pelo sistema recebem a mesma identificação. Ao fim de cada bloco, a comissão confere os registros e confirma o resultado.
Assim, a evidência nasce junto com o teste. Não precisa ser reconstruída dias depois.
Roteiro numerado
Preparado antes da sessão e alinhado aos requisitos.
Motivação curta
Campo próprio na planilha para registrar o fato observado.
Gravação referenciada
Quando prevista, com o tempo do vídeo anotado na planilha.
Capturas relevantes
Somente onde a imagem ajuda a comprovar o resultado.
Arquivos identificados
Documento, relatório ou vídeo ligado ao item correspondente.
Por fim, o edital deve informar como ocorrerão a demonstração, o registro e a avaliação. Além disso, a Administração precisa observar a proteção de dados, o sigilo e as regras locais aplicáveis.
Um exemplo simples da rotina municipal
O registro não pode parar nessa marcação. Precisa indicar a etapa executada, o campo ausente, a evidência gerada e a relação dessa ausência com o edital.
Desse modo, a empresa compreende a conclusão, a comissão consegue defendê-la e o controle pode revisar o julgamento.
Um roteiro estruturado mantém tudo no mesmo encadeamento. Se a justificativa estiver genérica ou sem evidência, a comissão percebe a pendência antes de encerrar a sessão — quando o fato ainda está claro para todos.
A nota encerra o teste, mas não explica a decisão
O Acórdão 2044/2026 não julgou uma prova de conceito. Mesmo assim, deixa uma lição valiosa para qualquer avaliação técnica:
Assim, uma boa motivação na prova de conceito não serve apenas para permitir recurso. Ela dá segurança à comissão, fortalece o julgamento objetivo e preserva a memória do processo.
Mais do que isso: mostra que a decisão nasceu de critérios verificáveis, e não de uma conclusão impossível de reconstruir.
Tecnologia pública não deve substituir o avaliador. Deve ajudá-lo a registrar melhor o que viu, justificar o que decidiu e proteger institucionalmente o interesse público.
A ata da sua POC permite que outra pessoa compreenda exatamente por que cada requisito foi considerado atendido ou não?
Este artigo apresenta uma análise informativa do autor. A aplicação do entendimento depende do caso concreto, das regras do edital, da legislação aplicável e da avaliação das áreas técnica e jurídica competentes.
Referências
- TCU, Acórdão nº 2044/2026 — Plenário, Processo TC 007.235/2026-7, sessão de 5 de agosto de 2026.
- TCU, Seção das Sessões: “Motivação para pontuação técnica em licitação de publicidade do MTE é insuficiente”, publicada em 12 de agosto de 2026.
Sobre o autor
Dagoberto Antonio Ribeiro
Advogado com atuação em gestão pública municipal, licitações, contratos administrativos e transformação digital, com foco na organização, na governança e na segurança dos processos públicos.