Toda vez que surge uma nova necessidade de contratação, a cena costuma se repetir. O servidor abre a pasta de modelos, procura o último DFD preenchido e tenta adaptá-lo à nova demanda.
No entanto, nem sempre encontra a versão correta. Falta um campo, sobra o nome de outra secretaria e, às vezes, até a descrição do objeto anterior permanece escondida no documento.
Como resultado, surge um DFD montado a partir de recortes, com informações incompletas e sujeito a devolução para correção. Em prefeituras e câmaras municipais com equipes reduzidas, esse retrabalho consome um tempo que deveria ser dedicado à análise da necessidade.
Para facilitar essa etapa, a Plataforma LUMEN disponibiliza um gerador gratuito de DFD, acessível diretamente pelo navegador. O formulário organiza as informações da demanda e gera um PDF que pode ser conferido e seguir o fluxo de revisão e aprovação adotado pelo órgão.
Antes de preencher: para que serve o DFD?
O Documento de Formalização da Demanda, conhecido como DFD, registra e detalha a necessidade que poderá dar origem a uma contratação pública. Nesse documento, a unidade requisitante explica o que precisa contratar e por que a contratação é necessária. Também indica a quantidade estimada e o prazo desejado.
A Lei nº 14.133/2021 reforça a importância do planejamento das contratações e prevê, no art. 12, inciso VII, a elaboração do Plano de Contratações Anual a partir desses documentos.1
Na esfera federal, por sua vez, o Decreto nº 10.947/2022 define o DFD e detalha as informações utilizadas na elaboração do PCA. Esse decreto é uma referência importante, mas não se aplica automaticamente a todos os municípios. Por isso, prefeituras e câmaras municipais devem observar sua própria regulamentação e seus modelos internos.2
Se você quiser entender essa base legal com mais profundidade, o artigo Entenda o Documento de Formalização da Demanda cobre o tema por completo. Aqui, o objetivo do gerador é outro: oferecer uma estrutura organizada que reduz a dependência de modelos antigos em Word.
Como funciona o gerador gratuito de DFD?
O gerador pode ser usado mesmo que o município ou a câmara municipal ainda não seja cliente da Plataforma LUMEN. Não é necessário instalar nenhum programa. Basta acessar pelo navegador, preencher as informações e baixar o PDF ao final.
Quando os dados da demanda já foram levantados, o preenchimento pode ser concluído em poucos minutos. Ainda assim, isso não elimina o trabalho de apurar quantitativos, fundamentar a necessidade e conferir as informações.
Uso direto pelo navegador
O formulário organiza o preenchimento em blocos sucessivos, acompanhando a construção do DFD até a geração do documento.
Passo a passo para preencher o DFD
Passo 1
Identifique o órgão e a unidade demandante
Informe o município ou órgão, a unidade responsável pela demanda e o número do processo, quando já existir. Também é possível inserir o brasão da instituição para personalizar o documento. Se a contratação atender mais de uma unidade, o gerador permite acrescentar as demais interessadas.
Dessa forma, a identificação mostra onde a necessidade surgiu e quem será atendido.
Passo 2
Informe o responsável pela demanda
Preencha nome, cargo, matrícula e contato de quem está formalizando a solicitação. Essa identificação não é uma formalidade. Ela permite saber quem apresentou a necessidade e facilita pedidos de esclarecimento e a rastreabilidade do processo.
Confira os dados antes de gerar o PDF, respeitando as atribuições da regulamentação interna do órgão.
Passo 3
Descreva a necessidade da contratação
Este é o núcleo do DFD: descrição do objeto, justificativa da necessidade, quantitativo estimado e prazo pretendido. A descrição precisa demonstrar o que o órgão necessita, sem antecipar uma solução específica antes dos estudos cabíveis.
Por exemplo, imagine uma Secretaria de Saúde que precisa substituir um equipamento de esterilização com falhas recorrentes. Registrar apenas “aquisição de equipamento para o setor” não orienta as próximas etapas.
Por isso, o DFD deve indicar a necessidade de substituição, a finalidade, o contexto de uso e os problemas causados pelas falhas atuais. Com isso, o ETP ganha uma base mais consistente para avaliar soluções.
Passo 4
Avalie os campos complementares
O gerador também disponibiliza campos como resultados pretendidos, riscos da não contratação, estimativa preliminar de valor, previsão no PCA, recursos orçamentários e grau de prioridade. A necessidade de cada campo deve ser avaliada conforme o modelo e a regulamentação do seu município ou câmara municipal.
Na referência federal, o art. 8º do Decreto nº 10.947/2022 lista, entre outras informações, a justificativa, a descrição do objeto, a quantidade, a estimativa de valor, a data pretendida e o grau de prioridade. Por isso, não ignore um campo por considerá-lo opcional. Confira o que a norma aplicável ao seu órgão determina.
Passo 5
Indique os responsáveis pelo fluxo
Inclua os nomes e funções de quem participará da validação ou assinatura do documento, conforme o procedimento interno. Essa etapa organiza o PDF, mas não substitui a assinatura eletrônica nem a tramitação no sistema oficial do órgão.
Depois de gerado, portanto, o documento ainda segue o fluxo administrativo da prefeitura ou da câmara municipal.
Passo 6
Gere o PDF, confira e encaminhe para validação
O gerador produz um modelo de apoio à formalização da demanda, com base na Lei nº 14.133/2021 e no Decreto nº 10.947/2022. Antes de incorporar o documento ao processo, confira nomes, números, quantitativos, justificativas e datas.
O DFD ainda deve passar pelas validações do fluxo interno do órgão. Dependendo da regulamentação local, isso pode envolver a unidade requisitante, o setor de planejamento, a área de contratações, o controle interno, a assessoria jurídica ou a autoridade competente.
Um cuidado para não perder o preenchimento
O rascunho fica salvo no navegador e no dispositivo utilizado durante o preenchimento. Isso ajuda a recuperar as informações se a página for fechada acidentalmente.
Entretanto, o conteúdo não é transferido automaticamente para outro computador ou celular. Por isso, baixe e guarde o PDF após concluir a conferência.
Em equipamentos compartilhados, evite deixar dados pessoais ou informações internas armazenados no navegador.
O gerador organiza o início. E depois do DFD?
O DFD registra a necessidade, mas não encerra o planejamento. Conforme o objeto, podem seguir o Estudo Técnico Preliminar, a pesquisa de preços e o Termo de Referência ou Projeto Básico.
Quando essas etapas ficam em arquivos separados, a mesma informação precisa ser digitada várias vezes. Além disso, uma mudança na descrição ou na quantidade pode não se refletir nos documentos seguintes, gerando divergência dentro do próprio processo.
Na Plataforma LUMEN, portanto, o planejamento é um fluxo conectado. Nas Espadas da Boa Gestão, os dados confirmados no DFD alimentam as etapas seguintes, reduzindo a repetição e mantendo coerência entre os documentos.
A LUX, inteligência assistiva da plataforma, pode sugerir textos e alertar sobre inconsistências. As sugestões dependem da confirmação do servidor e não substituem a análise técnica, o controle interno ou a decisão da autoridade competente.
Antes de considerar o DFD concluído
Assim, o gerador ajuda a organizar o documento, mas a qualidade do DFD continua dependendo das informações fornecidas e da análise dos responsáveis.
Menos tempo formatando, mais tempo analisando
Elaborar um DFD não deveria significar passar a manhã copiando textos, corrigindo formatação e procurando a versão mais recente de um arquivo.
Um formulário guiado retira parte desse trabalho repetitivo. Desse modo, o servidor concentra a atenção no que importa: compreender a necessidade, fundamentar a demanda e fornecer informações confiáveis para as próximas etapas.
A tecnologia não substitui o conhecimento de quem vive a rotina do órgão. Ela organiza o caminho, preserva as informações e ajuda a tornar as decisões mais claras e rastreáveis.
Referências
- Lei nº 14.133/2021, especialmente art. 12, inciso VII.
- Decreto Federal nº 10.947/2022, especialmente arts. 2º, inciso IV, e 8º.